|
 |
 |
 |
|
 |
 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
مراحل ايجاد آرشيو ديجيتالی :
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• جمع آوری کليه مدارک در يک بايگانی واحد و همچنين برآورد تقريبی کل پروژه.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• تعیین ساختار با مشاوره کارشناسان مربوطه برای کلیه مدارک و سپس تفکيک براساس ساختار تعيين شده
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• حذف اسناد تکراری ، اضافی و غیرقابل استفاده..
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• ليست گيری از کليه مدارک و تعریف کد برای محل استقرار اسناد(کد مکانی) و ثبت آن بر روی هر سند و لیست مربوطه، کد مذکور موجت دسترسی آسان تر ودقيق تر به اصل سند میشود.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• کنترل فايل های کامپيوتری موجود جهت مشخص نمودن مدارکی که نسخه الکترونيکی آنها موجود می باشد.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• تعيين فيلد های مورد نياز جهت جستجوی مدارک هر واحد، در نرم افزار
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• بررسی مدارک ازجهت مشخص نمودن نوع مدارک ( از نظر ضخامت ،ابعاد، يك يا دو رويه بودن ،كيفيت رنگ و سلامت ظاهری ) بمنظور تعيين نوع اسكنر و نرم افزارهای مورد نياز و همچنين برآورد اوليه زمان ،امكانات ،فضا و نيروی انساني مورد نياز
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• ترميم و آماده سازي مدارک ( رفع پارگي ، زدودن غبار ، برداشتن سوزن و منگنه و ... )
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• اسکن مدارک، نقشه ها، کتب و ...
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• بررسی کيفيت مدارک اسکن شده و مطابقت تعداد مدارک اسكن شده با تعداد فايل ها
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• ويرايش فايل ها ( Crop , Deskew )
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• ورود داده ها در فرم های آرشيو متناظر با هر مدرک
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• تهيه نسخ پشتيبان
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
پروژهای آرشیو چگونه اجرا می شوند:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
با توجه به حجم و نوع مدارک و همچنین تعداد فیلهایی که میبایست ورود اطلاعات شوند، کامپیوتر، اسکنر و تجهیزات لازم به بایگانی و مرکز اسناد کافرما منتقل شده و اجرای پروژه در اکثر موارد در محل می باشد زیرا مدارک ممکن است موجب صدمه دیدن مدارک شود.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
در اجرای اینگونه پروژه ها تامین کلیه تجهیزات و پرسنل مورد نیاز از طرف پیمانکار بوده و کارفرما صرفا" مکان مناسب جهت اجرای پروژه را در اختیار پیمانکار قرارا می دهد.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3- پس از خاتمه قرار داد اسکن با آن شرکت، مدارک جاری چگونه آرشیو خواهند شد هر سازمانی متناسب با نوع فعالیت و قدمت آن دارای مدارک و اسناد میباشد که نیاز به اسکن و ورود اطلاعات آن در زمانی مناسب میباشد.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
پس از خاتمه قرارداد و به روز رسیدن مدارک اسکن شده و ایجاد شده، بطور معمول متناسب با حجم مدارک ورودی( و یا ایجاد شده) اسکنر مناسب تهیه شده و فرد و یا واحدی مسئول اسکن و ورودا اطلاعات مدارک بصورت روزانه می شود.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
چگونه یک اسکنر مناسب تهیه شود:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
در هر شرکت و یا سازمانی، در هر واحد با توجه به اطلاعات ذیل اسکنر مناسب تهیه انتخاب می شود:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• تعداد مدارکی که می بایست روزانه اسکن شوند
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• سایز و ابعاد مدارک
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• رنگی و یا سیاه سفید بودن مدارک
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• یک رو و یا دو رو بودن مدارک
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• مشخص نمودن مدارک از نظر مجلد بودن (گاه مدارک دارای لاک و مهر می باشند)
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
چرا پروژه های آرشیو برون سپاری (Out source )اجرا می شوند؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
با توجه به اینکه در زمان کوتاهی حجم بسیاری از مدارک می بایست اسکن و ورود اطلاعات شود، سرعت، کیفیت (شامل کیفیت تصویری و حجمی فایل های ایجاد شده) و دقت اجرا بسیار حائز اهمیت میباشد،که در سایه تجربه مناسب دست یافتنی خواهد بود.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
نحوه محاسبه مبلغ قرارداد خدمات آرشیو چگونه می باشد؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
معمولا" خدمات اسکن بصورت هر برگ( و یا شیت) و تعداد فیلد محاسبه می گردد.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
چه پارامترهایی در ارایه قیمت از جانب شرکت های ارایه دهنده خدمات مورد توجه می باشد؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
حجم مدارک و کیفیت مدارک، البته هر شرکتی با توجه به کیفیت خدماتی که ارایه میدهد که وابسته به تجهیزات، پرسنل و مدیریت شرکت می باشد اقدام با ارایه قیمت میکند.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تعداد برگ های قابل اسکن در هر شیفت کاری چه تعداد می باشد؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
در خصوص نقشه ها با توجه به کیفیت مدارک و جنس آنها بین 200 تا 800 شیت نقشه قابل اسکن میباشد
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
در خصوص مدارک و اسناد علاوه بر کیفیت، میانگین تعداد برگ های اسناد سرعت اسکن را تغییر خواهد داد.بطور مثال جهت اسکن نامه ها که بطور میانگین هر نامه شامل سه برگ می باشد،امکان اسکن بیش از 2000 برگ ممکن نبوده در صورتیکه در خصوص مدارکی که میانگین تعداد برگهای آنها بیش از 50 برگ باشد(مانند پرونده های پرسنلی، فنی و ...) بطور معمول حدود 10،000 برگ اسکن می شود.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
مناسبترین دقت و فرمت تصویر برداری چند DPI می باشد؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
اسناد و نقشه ها با توجه به كيفيت شان معمولا" با دقت dpi 400 تا 200 و فرمت Tiff G4 در حالت سیاه سفید، و فرمت jpg در حالت رنگی اسكن می شوند .
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
مفهوم فرم و فیلد در نرم افزار آرشیو چیست؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
پس از تهیه نرم افزار آرشیو با توجه به تعداد بایگانی ها و یا هر گروه مدارک، یک فرم در نرم افزار تهیه می شود. هر فرم شامل فیل هایی می باشد که بر اساس آن در آینده مدارک آن گروه از اسناد(آن بایگانی) توسط آن ها جستجو خواهند شد و یا در تهیه گزارش به آنها نیاز خواهد شد. هر فیلد شامل مجموعه اطلاعات مشترک در یک گروه از مدارک می باشد.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• نمونه فرم پرونده پرسنلی: دانلود
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• نمونه فرم مدارک فنی(فارسی): دانلود
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• نمونه فرم مدارک فنی(لاتین): دانلود
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• نمونه فرم قرارداد ها: دانلود
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
• نمونه فرم مصوبات هیات مدیره: دانلود
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
حجم هر فایل اسکن شده چه مقدار میباشد؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
حجم فایل های اسکن شده بسیار متفاوت و بستگی به کیفیت، فرمت و ... دارد. ولی معمولا" اسکن یک برگ نامه سایز A4 با دقت 200 dpi و فرمت tiff g4، حجمی در حدود 20کیلوبایت فضا اشغال میکندکه در صورت اسکن در حالت grayscale و color با دقت تصویربرداری مشابه حجم فایل به 200 کیلوبایت افزایش خواهد یافت.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
بخشهای اصلی یک نرم افزار کتابخانه ای چیست ؟
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1- بخش ورود اطلاعات مدارک:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
فیلدهای ورود اطلاعات مدارک:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
2- بخش امانت
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
تعریف مشخصات اعضاء:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
3- نمایش فهرست مدارک در امانت عضو
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
4- رزرو مدارک
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
5- جستجو
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
6- گزارشات
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
پیش بینی قابلیتها و امکانات برنامه:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
کتاب ها چگونه اسکن می شوند؟ صحافی کتاب توسط صحاف، می بایست باز شود و پس از اسکن، کتاب مجدد" صحافی می گردد. استفاده از گیوتین موجب حذف چند میلیمتر از انتهای برگ ها می شود که البته بیشتر موارد روش فوق مورد استفاده قرار می گیرد. اسکن کتبی که به لحاظ ارزش آنها امکان باز نمودن صحافی آنها ممکن نمی باشد، توسط اسکنر های کتاب (Book Scanner) انجام می پذیرد.
مارک اسکنر های مورد استفاده آن شرکت چیست؟ جهت اسکن نقشه ها اسکنر ویدار (Vidar) و اسکن مدارک معمولا اسکنر های کداک(Kodak) استفاده می شوند. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
|
 |